You cannot view this unit as you're not logged in yet.

40 Responses

  1. Część C – kopia wydanego świadectwa pracy,
    do tej pory przygotowuje 2 egzemplarze 1 dla pracownika a 1 dla pracodawcy do akt osobowych,
    czy powinnam opisywać 2 egzemplarze wystawionego świadectwa pracy np. oryginał / kopia??

  2. Ponowne zatrudnienie pracownika i kontynuowanie akt osobowych,
    korzystam z uprzednio prowadzonych akt, czy powinnam powielić dokumenty tzw. „do przyjęcia pracownika”? min kwestionariusze, zapoznanie z regulaminem itd., czy bazuje na tym co ja czy moi poprzednicy wpięli do akt wcześniej?
    czy powinna być zakładka w każdej części i wszystkie dokumenty po kolei od początku?,
    jakaś rada, ja to technicznie najlepiej prowadzić?, kontynuować?

  3. – czy kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest konieczny w części A? Zwłaszcze jeśli później pracownik wypełnia kwestionariusz osobowy pracownika do części B?
    – czy oświadczenie dotyczące zamiaru korzystania z uprawnień art.188 KP również powinien być przechowywany w aktach?
    – czy należe sporządzić dokument dot. niewypłacania ekwiwalentu za urlop po okresie próbnym, jeśli kontynuujemy zatrudnienie?
    – czy dozwolone jest przechowywanie cv w części A? Czy jesli usuwamy CV z akt wówczas nalezy zmienic całą numerację dotycząca części A?

  4. Czy świadectwo pracy doniesione w trakcie trwania stosunku pracy umieszczamy w części A czy B? Nie zostało to do końca wyjaśnione w materiale.

    1. Aniu, ja zrozumiałam, że umieszczamy w części A, bo świadectwo dotyczy wcześniejszego zatrudnienia i nie jest związane z przebiegiem zatrudnienia w „naszym” zakładzie pracy.

    2. Na jednym ze spotkań na żywo, było to poruszane i wyszło, że wpinamy do części A. Z informacją kiedy dostarczono.

    3. taki dokument wpinamy do części A z potwierdzeniem zgodności dokumentu z oryginałem i datą otrzymania

  5. Ponowne zatrudnienie pracownika po krótkiej przerwie. Czy świadectwo pracy dotyczące wcześniejszego okresu zatrudnienia u tego samego pracodawcy przekładamy z częśći C do A?

  6. jaki dokument ma znajdować w części C akt osobowych, który potwierdza dokonanie czynności egzekucyjnych. do tej pory nigdzie nie doszukałam się wyjaśnień. Czy to ja muszę stworzyć jakiś dokument, w którym sama sobie napiszę w jakiej wysokości dokonałam potrąceń? Bo gdy wysyłam pismo do komornika o ustaniu zatrudnienia danego pracownika, nie otrzymuję żadnej informacji zwrotnej. Ogólnie wszystkie zajęcia komornicze trzymam w osobnym segregatorze, nie w aktach. Ale chciałabym dowiedzieć się w końcu jaki powinien potwierdzać dokonanie czynności i być w części C.

  7. – kary porządkowe – mając dwie kary nałożone w tym samym roku, po upływie roku nienagannej pracy od licząc od pierwszej kary mogę ją usunąć? czy powinnam czekać, aż minie rok nienagannej pracy od ostatniej nałożonej kary i wówczas usuwam wszystkie kary?

  8. wydruk kalkulator stażu pracy, gdzie można umieścić taki dokument? Moja poprzedniczka trzymała to w A.

  9. Pytanie do poprzedniej lekcji, ale po jej zamknięciu chyba już nie ma możliwości dodania komentarza.
    Zatrudnienie młodocianych w celu praktycznej nauki zawodu: rozumiem, że dokumentacja taka sama jak w przypadku „starszych” pracowników, czyli akta oraz dodatkowa dokumentacja pracownicza. W aktach jako dodatkowy dokument zapoznanie z ryzykiem zawodowym, który również rodzic musi podpisać i jeszcze coś „ekstra” dla takiego pracownika? Badania i szkolenie BHP standardowo?

  10. Stosunek pracy ustał 31.03.2019, który trwał od 2008, od 01.02.2020 zatrudniam pracownika ponownie. Jaki obowiązuje okres przechowywania dokumentów?

    1. W materiałach gdzieś było, że należy założyć nowe akta. Dokumenty z pierwszego zatrudnienia przechowujesz 50 lat jeśli nie złożyłaś deklaracji do ZUS o skróceniu okresu do 10 lat, a dokumenty z drugiego zatrudnienia, czyli zatrudnienia po 01.01.2019 przechowujesz 10 lat – stąd konieczność założenia nowej teczki z aktami. Jeśli się mylę to proszę mnie poprawić 🙂

  11. Z pracownikiem podpisuję umowę dzień przed rozpoczęciem pracy. Czy mogę też od razu podpisać pozostałe dokumenty? – tj.informację o warunkach zatrudnienia, dokumenty związane z RODO, PIT- 2, rachunek bankowy, oświadczenia o zapoznaniu z regulaminem pracy itp. Czy powinnam takie dokumenty dać w pierwszym dniu pracy?

  12. W regulaminie pracy mamy zapisy dotyczące monitoringu -m. in. cel i zakres. Czy powinnam do umowy dać osobne oświadczenie o zapoznaniu się z celami monitoringu czy mogę zastosować druk, który był w kursie Kadry o zapoznaniu z regulaminami i innymi politykami obowiązującymi w firmie?

  13. U mnie w firmie każdej zatrudnianej osobie nadaje się nowy numer identyfikacyjny, nawet jeżeli osoba była już pracownikiem w danym roku, rozwiązała umowę a po kilku miesiącach wróciła. Wtedy osoba taka ma np. 2 numery ID. Czy w takim wypadku możemy prowadzić 2 osobne teczki z aktami osobowymi dla tego pracownika? Teczki opisujemy innymi numerami ID.

  14. Witam pytania dotyczą pierwszej lekcji którą zakończyłam a nie wiedziałam że nie będę mogła zadać pytań w późniejszym terminie
    pierwsze pytanie:
    W mojej pracy przy zatrudnieniu nowego pracownika funkcjonuje w formie papierowej wniosek dotycząc zatrudnienia, który otrzymujemy od działu rekrutacji po wyłonieniu pracownika. W wniosku są podstawowe informacje np. do jakiego działu zatrudniamy, na jakie stanowisko, z jakim wynagrodzeniem , w jakim rozkładzie, imię i nazwisko zrekrutowanej osoby. Na podstawie wniosku dział kadr przygotowuje umowę o pracę. Ten wniosek przechowujemy w części B jako pierwszy dokument.
    Pytanie : W której części akt powinnyśmy przechowywać ten wniosek?
    pytanie dwa
    Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, jaka ma być forma tzw.” teczusi”? czy może to być np koszulka na dokumenty z naniesionym imieniem i nazwiskiem pracownika wpięta do akt przed częścią A? czy takie koszulki należy przechowywać w oddzielnym segregatorze?
    pytanie 3
    jeśli ewidencja czasu pracy jest prowadzona w formie elektronicznej a prawnik dostarczy np. zaświadczenie w formie papierowej o wezwaniu przez sąd w charakterze świadka to w ewidencji wprowadzam nieobecność usprawiedliwioną niepłatną/płatną a to zaświadczenie wkładam do „teczusi” ?
    z góry dziękuję za pomoc

  15. 1. W przypadku, gdy my kierjemy pracownika na badania, to w aktach powinien być oryginał czy kserokopia orzeczenia lekarskiego?
    2. Czy dokument o nie wypłacaniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzytany urlop ( w przypadku, gdy kontynuowane jest zatrudnienie po umowie na czas określony czy próbny) należy zawsze wystawiać i wpinać do części C akt?
    3. I pytanie odnośnie usuwania kar z cześci D po roku nienaggannej pracy. była mowa o tym, ze należy usunąć a kolejne kary przepiąć i zmienić numerację. A można zrobić tak, że kara zostanie usunięta w jej miejsce karta z informacją, że usunięto zgodnie z przepisami prawa i kolejne kary? Tylko zmienić stonę spisową kar, by nie bylo informacji co to za kara była

  16. Czy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej należy wydać każdemu pracownikowi zraz ze śwaidectwem, czy tylko tym którzy zostali zatrudnieni po 31.12.2018?

  17. czy informację do świadectwa pracy przekazujemy pracownikom których akta przechowujemy 10 lat czy również konieczne jest wydanie takiej informacji dla pracowników których akta przechowywane są 50 lat?

  18. Mam kilka pytań:
    – Jeśli szafa z teczkami pracowników jest zamykana na klucz, a klucz mam tylko ja i bezpośrednia przełożona to czy mogę teczki podpisać imieniem i nazwiskiem czy musi być numer ewidencyjny?
    – czy należy sporządzić dokument o niewypłacania ekwiwalentu za urlop po okresie próbnym jeśli kontynuujemy zatrudnienie? (i tu mam konflikt z biurem proszę o konkretny artykuł)
    – gdzie umiejscawiamy pit2?
    – kiedy dajemy pracownikowi kwestionariusz dla kandydata? przed, po rozmowie rekrutacyjnej?
    – czy muszę przetrzymywać liste płac w oddzielnym segregatorze? od kiedy przyszłam do firmy nic takiego nie było robione.
    – czy potrzebujemy dane dzieci każdego pracownika?
    To by było na tyle pytań 🙂

  19. Jak uporządkować dokumenty pracownika obcokrajowca? W której części akt przechowujemy:
    – oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy,
    – kopię paszportu/wizy? (czy w ogóle?)
    – kartę pobytu?
    – zezwolenie na pracę?
    – dokumenty członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia?

  20. – czy na spisie dokumentów w danej części akt osobowych jest konieczność wpisywania daty wpisu dokumentu
    – w części C należy przechowywać dokumenty dotyczące z czynnościami związanymi z postępowaniem egzekucyjnym – czyli całą korespondencję z komornikiem? pismo dot. zajęcia wynagrodzenia, odpowiedź na to pismo, itd?
    – przed zatrudnieniem muszę sprawdzić przyszłego pracownika w RPnTS, aby to uczynić niezbędne są dane tj. PESEL, nazwisko rodowe, imiona rodziców. Przygotowałam dokument, na wzór Pani Moniki dokument „Dane niezbędne do wypełnienia formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych”, który przekazuję osobie która ma być zatrudniona. Czy moje postępowanie jest prawidłowe? Formularz wypełniony od przyszłego pracownika i wydruk z systemu, że osoba została sprawdzona w rejestrze umieszczam w części A akt osobowych.
    – przeliśmy reorganizację zakładu pracy i z jednego pracodawcy z nr NIP X zrobiły się dwa oddziały z odrębnymi nr NIP Y, Z (oczywiście podmiot X pozostał ale nie zatrudnia pracowników, jest organem prowadzącym). Jeśli był pracownik zatrudniony przez pracodawcę X np. do 31.08. (otrzymał świadectwo prac, gdyż rozwiązała mu się umowa z upływem czasu na jaki została zawarta) i zawarł umowę z pracodawcą Y to czy mogę kontynuować akta osobowe? czy muszę pracownika prosić o wszystkie dokumenty od nowa? Jeśli muszę zakładać nowe akta osobowe to czy mogę zrobić kopię np. świadectw pracy?

  21. Mamy w firmie podpisywane dwie umowy:
    -> o zachowaniu poufności
    -> zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
    I np. obie te umowy podpisywane są przed zatrudnieniem, więc pomimo tego powinny być w części B, bo dotyczą stosunku pracy, czy w części A, bo były podpisane wcześniej?

  22. Pracownik zatrudniony na stanowisku pomocniczym (urząd), wygrywa nabór- czy ponownie wszystkie dokumenty wpinamy do części A czy tylko te których nie mamy? Wiele dokumentów się powtarza i mamy to samo, np. świadectwa pracy czy dyplom.

  23. Wiem, że tematyka kursu obejmuje dokumentację pracowniczą, ale chciałam zapytać przez jaki okres należy przechowywać dokumenty zleceniobiorcy?

  24. Czy można stosować tylko jeden kwestionariusz osobowy i wpiąć go do części A akt osobowych o nazwie KWESTIONARIUSZ OSOBOWY (bez dodatku czy dla kandydata czy pracownika) z zakresem informacji jak kwestionariusz dla pracownika (szerszy zakres informacji) podpisany z dniem zawarcia umowy, żeby uniknąć dwóch kwestionariuszy (co bardzo nie podoba się nowym pracownikom)?

  25. Czy wystarczająca jest kopia potwierdzona za zgodność z przedłożonym dokumentem orzeczenia lekarskiego oraz skierowania na badania od poprzedniego pracodawcy pracownika czy konieczny jest oryginał tych dokumentów?

  26. Czy zawarcie z pracownikiem zatrudnionym przed 2019 r. kolejnej umowy o pracę już w 2019 r., nawet pomimo ciągłości zatrudnienia oznacza konieczność założenia nowych akt osobowych? ( z uwagi na różny okres przechowywania tych akt)

  27. Czy błędem jest układanie dokumentów w części be zaczynając od kwestionariusza pracownika i po nim wkładać umowę o pracę? czy też faktycznie dopiero po podpisaniu umowy o pracę mogę żądać od pracownika podania danych osobowych zawartych w kwestionariuszu dla pracownika.

  28. w materiale poruszono temat wkładania zajęć komorniczych do akt osobowych do części C. Zawsze spotykałam spotykałam się z praktyką prowadzeni korespondencji komorniczej w osobnym segregatorze. W którym momencie wkładam korespondencję komorniczą do akt osobowych? Czy rzeczywiście taka praktyka jest powszechna?

  29. czy każdy doniesiony dokument przez pracownika, nawet nie związany z wykonywaną pracą, pracodawca jest zobowiązany włożyć do akt personalnych? czy może odmówić umieszczenia takiego dokumentu w aktach?

  30. Osoba posiada na-ce umowy 01.01.2018-31.12.2018, 01.01.2019-31.12.2019, 01.01.2020-czas nieokreślony. Czy powinnam założyć nowe akta i okres przechowywania odpowiednio 50 lat (dla okresu 01.01.2018-31.12.2018) i 10 lat (dla pozostałego)? Nie było dnia przerwy w zatrudnieniu, jest to ciągłość. W interpretacjach wyczytałam ze dwie oddzielne teczki a gdzieś w komentarzach na grupie ze nie, wszystko 50 lat. Co ewentualnie ze świadectwem pracy jeśli muszę założyć dwie oddzielne teczki?

  31. Firma zatrudnia pracowników, którzy przez 6 miesięcy odbywali staże, skierowani z urzędu pracy. Przed dopuszczeniem do pracy odbyli szkolenia bhp wstępne i stanowiskowe w firmie. Czy po podpisaniu umowy z pracodawcą powinni odbyć takie szkolenia ponownie? Czy mogę do akt wpiąć karty szkoleń z datą 6 miesięcy przed zawarciem umowy?

  32. Dokumentacja pracownicza to również listy płac i kartoteka podatkowa pracownika, w jaki sposób należy archiwizować dokumenty płacowe?
    Jak zniszczyć po dziesięciu latach jeśli listy płac są drukowane zbiorczo.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *